Vsebina
- Lahko to storite!
- 1. korak: Odločite se za strukturo datoteke
- 2. korak: Ustvarite mape v storitvi Google Drive
- 3. korak: Digitalno odstranjevanje prahu
- 4. korak: Premikanje datotek in map v pogonu
- Kaj pa v skupni rabi z mano?
- Najboljši nasveti za Google Drive!
- Datoteke Star za hiter dostop v storitvi Google Drive
- Uspeh! Organizirali ste Google Drive!
Jonathan Wylie je svetovalec za digitalno učenje, ki mu je všeč pomagati drugim, da čim bolje izkoristijo njihovo tehnologijo.
Lahko to storite!
Čas je, da uredite Google Drive. Že mesece odlašate in stvari so vam ušli iz rok. Z iskalno vrstico je vedno težje najti datoteke, ki jih potrebujete, nered, ki ste ga ustvarili, pa vas začne resno motiti. Če se vam to zdi znano, ste prišli na pravo mesto. Ta vodnik po korakih je zasnovan tako, da vas vrne na pravo pot in uvede red v kaos. Začnimo.
1. korak: Odločite se za strukturo datoteke
Preden se najprej potopite v ustvarjanje map in premikanje datotek, morate premisliti, kako bi lahko izgledala vaša idealna struktura datotek. Z drugimi besedami, kako bo videti, ko boste končali? Mnogi ljudje najdejo vrednost pri skiciranju tega na papir ali z uporabo orodja za preslikavo misli, kot je MindMaster.io, za ustvarjanje diagrama poteka map, ki jih potrebujete, in kako bodo organizirane.
Končni izdelek bo vključeval mape najvišje ali korenske mape ter več plasti podmap. Mape so pomembne, ker so organizacijska enota, ki jo boste uporabili za razvrščanje datotek, vendar ne želite ustvariti več, kot potrebujete, zlasti na najvišji ravni. Več map, kot jih imate na najvišji ravni, dolgoročneje bodo okorne, zato pomislite na splošno sliko. Katero najmanjše število map bi lahko uporabil za kategorizacijo svojega digitalnega življenja?
Kot del vašega postopka preslikave razmislite o dodajanju mape z imenom My Archive. To je odličen kraj za premikanje datotek, ki niso več ustrezne, vendar jih ne želite izbrisati, če bi se pozneje morali nanje sklicevati. Ta mapa ne sme biti odlagališče za vse, kar ne ustreza vaši novi datotečni strukturi. Dajte mu nekaj vrstnega reda, tako da ustvarite podmape po datumu ali temi, sicer bo tudi to hitro ušlo izpod nadzora.
2. korak: Ustvarite mape v storitvi Google Drive
Zdaj, ko ste začrtali svojo idealno strukturo datotek, je čas, da ustvarite mape, ki jih potrebujete v storitvi Google Drive. Na tej točki je pomembno vedeti, da morda že imate mape v Google Driveu, in to je v redu. Za zdaj jih pustite tam, kjer so, in ustvarite mape, ki ste jih načrtovali v prvem koraku. Začnite z mapami najvišje ravni, nato pa pojdite globlje in ustvarite vse podmape.
Za lažje iskanje novih map lahko pred imenom mape postavite piko ali ničlo. S tem bodo samodejno prikazani na vrhu vaše datoteke v stranski vrstici, ker Google te mape razvrsti po abecednem vrstnem redu. Prav tako lahko z desno miškino tipko kliknete katero koli mapo in izberete barvo zanjo. To je odličen način za vizualno označevanje map, ki jih ustvarite, in pomoč pri iskanju tistih, ki jih iščete. Nekateri celo dodajo čustvene simbole v ime mape za neko dodatno osebnost. To lahko storite hitro iz mobilne naprave ali kopirajte in prilepite ikone s spletnega mesta emojipedia.org.
Ko ustvarjate mape, poskusite razmisliti o jasnem dogovoru o poimenovanju, ki natančno opisuje vsebino mape in ga je mogoče dosledno uporabljati v celotnem Google Drive. Morate natančno vedeti, kje se nahajajo vaše datoteke, zato naj ne bodo dvoumne in ne bodo ponavljale imen map v vašem datotečnem sistemu, ker vas bo hitro zmedlo in vam bo stalo časa, ko boste kopali po več mapah in iskali datoteko, ki jo potrebujete.
3. korak: Digitalno odstranjevanje prahu
Ta korak je neobvezen, vendar si boste morda želeli vzeti nekaj minut in narediti nekaj digitalnega prašenja. Cilj tukaj je zmanjšati število datotek, tako da boste imeli samo tisto, kar potrebujete. Če zdaj izbrišete stare datoteke, boste imeli manj dela, ko začnete stvari premikati v novo organizirano strukturo datotek, zato vam bo prihranilo čas.
Resnica je, da imajo vsi na svojem Google Drive datoteke, ki nimajo več nobenega smiselnega namena. Na primer, pogosto ustvarjam Google Dokumente in drsnike, da predstavim funkcije, ko učim ljudi, kako uporabljati Googlove izdelke. Sčasoma te datoteke duhov preprosto zamašijo moj pogon, če pa uporabim iskalno vrstico v storitvi Google Drive za iskanje »demo« ali »untitled« kot ime datoteke, lahko hitro najdem datoteke, ki potrebujejo enosmerno vozovnico za smeti.
Odličen način, da naredite ta korak naprej, je uporaba naprednih možnosti iskanja, ki so vgrajene v Google Drive. Preprosto kliknite puščico na desni strani iskalne vrstice, da poiščete vrsto iskalnih kriterijev, s katerimi lahko iz pogona odstranite umazanijo. Lahko na primer nastavite filter za iskanje vseh datotek PDF v Google Drive. Lahko tudi filtrirate po lastniku dokumenta ali si ogledate, do katerih datotek ste nedavno dostopali.
4. korak: Premikanje datotek in map v pogonu
Tu se začne pravo delo. Čas je, da vse datoteke premaknete v mape, kamor spadajo. Najprej morate izbrati datoteke, ki jih želite premakniti. S klikom na eno datoteko ali mapo lahko izberete. Izberete lahko več datotek tako, da kliknete in povlečete izbor ali tako, da kliknete eno in nato držite tipko Ctrl (tipka Cmd za Mac) in nato kliknete druge datoteke, ki jih želite dodati v to skupino. Nato datoteke premaknite v nove domove z enim od spodnjih načinov:
- Datoteke lahko povlečete in spustite v mapo v glavnem oknu ali v mapo v stranski vrstici na levi strani zaslona.
- Z desno miškino tipko kliknite izbrane datoteke in izberite Premakni v, da odprete izbirnik datotek in izberete mapo, v katero želite premakniti datoteke.
- Kliknite tri pike v zgornjem desnem kotu in izberite Premakni v, da izberete mapo, v katero želite premakniti datoteke.
Če ustvarite novo Googlovo datoteko ali odprete obstoječo, poiščite ikono mape na desni strani naslova dokumenta. Kliknite to ikono, da odprete izbirnik datotek in izberete njegov novi dom. Če želite doseči isto stvar, lahko tudi kliknete Datoteka> Premakni.
Če želite isto datoteko shraniti v več map, lahko uporabite bližnjice do pogona. Tako kot bližnjica na namizju tudi bližnjica do pogona kaže nazaj na prvotno mesto datoteke. To nastavite tako:
- Premaknite datoteko v prvotno mapo, v kateri želite, da živi
- Z desno miškino tipko kliknite datoteko in izberite Dodaj bližnjico do pogona
- Nato poiščite drugo mesto, kjer želite, da se datoteka prikaže, in kliknite Dodaj bližnjico.
Dodate lahko toliko bližnjic do pogona, kolikor jih potrebujete, do izvirne datoteke pa lahko dostopate prek lokacije bližnjice ali prvotne lokacije.
Drug način organiziranja Google Drive je uporaba namizne aplikacije. Vsi ne vedo, da namizna različica obstaja, vendar je na voljo brezplačno za Mac ali PC. Google ima dve različici Google Drive za namizje. Drive File Stream priporočamo ljudem z Googlovim računom, ki ga je izdalo vaše podjetje ali šola, varnostno kopiranje in sinhronizacijo pa vsem ostalim. Povezavo za prenos namiznih aplikacij najdete s klikom ikone zobnika v zgornjem desnem kotu Google Drive.
Nekateri ljudje raje organizirajo svoje datoteke z namizno aplikacijo Google Drive, ker vas postavi v okolje za upravljanje datotek, ki ga verjetno že poznate. Ko so nameščene, prikaže vse datoteke Google Drive v oknu Finder za uporabnike Maca ali v oknu File Explorerja za uporabnike osebnih računalnikov. Od tu lahko ustvarite nove mape in povlečete in spustite stvari na enak način, kot bi to storili z drugimi datotekami, ki so shranjene v računalniku.
Kaj pa v skupni rabi z mano?
Mnogi ljudje čutijo potrebo po urejanju svojih datotek Shared With Me, ker ne prenesejo nereda in kaosa, ki jih vidijo vsakič, ko pridejo sem. Vendar ta možnost ne obstaja. Teh datotek ni mogoče organizirati kot Moj pogon in datoteke bodo ostale tukaj, dokler jih ne odstranite ročno. Trenutno lahko organizirate samo datoteke Google Drive, ki so v vaši lasti.
Če vas to moti, poskusite razmišljati o Shared With Me kot filtru. To je preprosto način za prikaz datotek, ki so bile v skupni rabi z vami. Nič več, nič manj. Če nekdo z vami deli datoteko, ki bi jo radi vključili v strukturo datotek Moj pogon, jo lahko z desno miškino tipko kliknete in z bližnjicami do pogona dodate v mapo po vaši izbiri. Ne premakne ga iz možnosti Shared With Me, vendar vam omogoča, da ga vključite med svoje datoteke, če je to za vas pomembno.
Če želite odstraniti datoteke iz storitve Shared With Me, preprosto z desno miškino tipko kliknite datoteko in izberite Odstrani. S tem datoteka ne bo izbrisana, vendar jo bo odstranila s seznama V skupni rabi z mano. Prvotni lastnik in vsi drugi sodelavci v tej datoteki bodo še vedno imeli dostop do te datoteke.
Najboljši nasveti za Google Drive!
Datoteke Star za hiter dostop v storitvi Google Drive
Ko datoteko označite z zvezdico, ji v bistvu dodate zaznamke, da jo boste lahko hitro našli. Do datotek z zvezdico lahko dostopate tako, da v stranski vrstici Google Drive kliknete možnost Označeno z zvezdico. Te datoteke še vedno živijo v mapah, ki so jim dodeljene, vendar so filtrirane in prikazane za večjo vidnost v razdelku z zvezdico na vašem Google Drive. Lahko z desno miškino tipko kliknete katero koli datoteko ali mapo, če jo želite dodati v zvezdico, ali izberite datoteko in na tipkovnici pritisnite S, da ji dodate zvezdico.
Zvezde so najbolje rezervirane za datoteke, ki jih vedno znova uporabljate, vendar je uporaba zvezdic z nekaj odgovornosti, ker je ne morete organizirati. To območje lahko hitro preplavite z datotekami, ki vam niso tako koristne kot nekoč, zato morate vsakih nekaj tednov znova obiskati datoteke z zvezdico, da se prepričate, da so datoteke, ki so tam, še vedno pomembne za vas. Zvezdo lahko odstranite na enak način, kot ste jo dodali.
Uspeh! Organizirali ste Google Drive!
Organiziranje Google Drive lahko traja nekaj časa, odvisno od tega, koliko datotek imate. Vendar lahko s takim sistematičnim pristopom prevzamete nadzor. Lahko si povrnete nekaj reda in načrtujete prihodnost. Vzdrževanje takšnega sistema zahteva disciplino, če pa se kdaj zavijete s poti organizacije, se lahko vedno vrnete k temu vodiču, ko naslednjič potrebujete Google Drive spomladansko čiščenje.
